Gatesville Independent School District

Notice of Destruction of Special Programs Records

This notification is to inform parents/guardians/adult students of the intent to destroy Special Education records which have been collected by Gatesville Independent School District; related to the identification, evaluation, educational placement, or the provision of Special Programs in the district. This information includes referral data, notice/consent documents, assessment reports with supporting data, ARD committee deliberations, and IEP documents.

Records must be maintained for 5 years under state and federal laws. After five years of cessation of services they can be destroyed. Cessation of services results when a student graduates, is dismissed from Special Education Services, moves out of district, drops out of school, or completes the educational program by aging out at 22.

Records that will be destroyed are for Special Education students whose services ceased in the 2019-2020 school year.

Parents/guardians of these students or the adult student (aged 18 or over) may contact the Special Programs Department by phone, email or by sending in a written request to Gatesville Independent School District Attention: Special Programs before Dec. 1, 2025, should they wish to obtain the record being destroyed. These records may be needed in the future for Social Security benefits or other purposes.

Gatesville ISD Special Programs Department Address 311 S. Lovers Ln., Gatesville, TX 76528 Phone
Number: 254-865-7264 EXT 7016
Director: Rebecca Weatherford

Updated July 30, 2025

Notice of Desturuction of Special Programs Records (Spanish)

AVISO PUBLICO DESTRUCTION DE REGISTROS DE EDUCACION ESPECIAL
Atencion Padres/Guardianes : Ex-alumnos, estudiantes (adultos) elegibles:
Registros de educación especial que han sido recolectados por los distritos escolares
independientes Gatesville relacionados con la identificación, evaluación, colocación educativa,
o la provisión de educación especial en el distrito, debe mantenerse bajo las leyes estatales
y federales por un período de cinco años después de que los servicios de educación especial
hayan terminado para el estudiante. Los servicios de educación especial terminan cuando el
estudiante ya no es elegible para servicios, graduados, completa su programa educacional a
la edad de 22 años, ose mudo del distrito.
Esta notificación es para informar a los padres/tutores y ex-estudiantes de Gatesville los
distritos escolares independientes con intención de destruir los registros de educación
especial de los estudiantes que ya no reciben servicios de educación especial antes del año
escolar 2019-2020. Estos registros serán destruidos de acuerdo con la ley estatal al menos
que el padre/guardián o estudiante elegible (adulto) notifique al distrito escolar de otra
manera.
Después de cinco años, los registros ya no son útiles para el distrito, pero pueden ser útiles
para elpadre/guardián o el ex-estudiante en la solicitud de beneficios de seguro social,
servicios derehabilitación, ingreso a la Universidad, etc. El padre/guardián o estudiante
elegible (adulto) puede solicitar los registros por escrito en la siguiente dirección:
Gatesville ISD Special Programs Department
Address 311 S. Lovers Ln., Gatesville, TX 76528
Phone Number :254-865-7264 Ext 7016
Director: Rebecca Weatherford
Las solicitudes de registro deben ser recibidas el viernes, 30 de July, 2025.

The Special Education Information Center (SPEDTex) provides resources and interactive features for increasing family awareness of disabilities and special education processes, with the goal of improving partnerships between schools and families.

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